Каталог готовых работ

1.            Планирование личного труда руководителя. Выбор приоритетных дел. Основания

Готовность руководителя к эффективной деятельности во многом определяется его повседневной работой. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени. Важным шагом для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те
действия, которые следует осуществлять, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя осуществление своих действий. Цели должны быть: реалистичными и конкретными; ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного
результата; измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Очень важно связать планирование рабочего времени и желаемые результаты. При планировании рабочего времени необходимо использовать такие понятия, как "периоды планирования": день, неделя, месяц, год.

Важнейшим является план на день. Определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня. Недельный план представляется тремя группами: работы обязательные (важные и срочные); работы важные, но не срочные, к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе; работы менее сложные и несрочные. Они будут выполнены, если останется время на неделе.

При завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на неделю и достигнутым конечным целям.

После того, как цели определены, руководителю необходимо решить вопрос, как будет организован контроль за ходом выполнения. Контроль за выполнением заданий и использованием рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль позволяет получать информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы. Контроль позволяет определить руководителю, насколько удачным было планирование рабочего времени применительно к различным периодам планирования.

2. Техника работы руководителя с текстовыми материалами

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы,  которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит: регистрация поступающей корреспонденции;  сортировка в зависимости от предназначения; отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции; сортировка корреспонденции по степени важности.

Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет  класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Хранить документы в кабинете руководителя нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

3. Организация проведения деловых совещаний. Техника приема посетителей

Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно они проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:

             Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

             Можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;

             Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

             Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

             Как можно раньше послать приглашение участникам;

             Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

             Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15-20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

Для проведения приема посетителей лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14⁰⁰ и 16⁰⁰. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен  заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых позволит руководителю подготовиться к предстоящей беседе и в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора. 

Все приемы посетителей можно разделить на: официальные и неофициальные. Официальные приемы можно проводить:

             за столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить  межличностный контакт;

             за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду другим причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы не критикуя работник понял свою вину.

Неофициальные приемы лучше проводить в "зоне отдыха". Удобно расположившись на диване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший  с личной и интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

Для оптимального ведения беседы руководитель должен:

             уметь активно слушать, т.е. в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.

             уметь понять собеседника. Причем "понять не значит принять". Если руководитель может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;

             уметь направить разговор в нужное русло.

             стараться говорить на уровне собеседника и другое.